Bilgilendirme Esaslarına İlişkin Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç ve Kapsam

 

Madde 1 – Bu yönetmeliğin amacı; İyi Olmak Mümkün Vakıf üyeleri, bağışçıları ve çalışanları başta olmak üzere tüm kamuoyunu doğru olarak bilgilenmelerini sağlayacak etkin bir bilgilendirme politikası belirlenmesidir.

 

Dayanak

Madde 2 – Bu yönetmelik kanun, Türk Medeni Kanunu, Vakıflar Yönetmeliği ve Vakıf tüzüğü hükümlerine uygun olarak yönetim kurulu tarafından hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

Madde 3 – Bu yönetmelikte geçen

  1. Bilgilendirme: Üyeler, bağışçılar, çalışanlar dâhil tüm paydaşlar ile kamuoyunun doğru olarak aydınlatılmasına yönelik eylemleri,
  2. Spekülasyon: Doğruluk ve gerçekliği teyit ya da inkâr edilemeyecek nitelikte olan söylenti ve duyumlar anlamına gelir.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Bilgilendirme Politikası

 

Yetki ve Sorumluluk

 

Madde 4 – Vakıf tarafından kamunun aydınlatılması, bilgilendirme politikasının izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi yönetim kurulunun yetki ve sorumluluğundadır.

 

Kamuoyunu aydınlatma araçları

Madde 5 – (1) Bilgilendirmeler:

mali tablo ve raporlar, faaliyet raporları, internet sitesi, sosyal medya gibi bilgilendirme araçları ile yapılır.

  1. (2)Vakıf tarafından kullanılan başlıca aydınlatma yöntem ve araçları şunlardır:
  2. İnternet Sitesi
  3. Sosyal Medya Hesapları
  4. Elektronik Haberleşme Kanalları
  5. Geleneksel Yayın Kanalları.

 

Kamuoyunu aydınlatma yöntemleri

Madde 6 – (1) Vakıf, faaliyetlerini resmi internet sitesi üzerinden tüm kamuoyuyla paylaşır.

 

(2)       Vakıf, güncel duyuruların yanı sıra denetlenmiş mali durum raporlarını internet sitesinde yayınlar.

 

(3)       Her üç yılda bir mart ayı içinde yapılan olağan genel kurul toplantısından iki hafta önce denetim raporlarını içeren konsolide faaliyet raporu, genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerinin e-posta adreslerine ulaştırılır ve faaliyet raporları internet sitesi üzerinden kamuoyunun bilgisine sunulur.

 

(4)       Vakfın internet sitesinde yer alan bilgiler sürekli güncellenir. Bu bilgiler, ilgili mevzuat hükümleri gereğince yapılmış olan açıklamalar ile aynı veya tutarlı olur; çelişkili veya eksik bilgi içermez.

 

(5)       Sosyal medya bilgilendirme amacıyla kullanılır ve bu amaçla sosyal medya hesapları yönetilir. Yönetilen sosyal medya hesaplarının erişim bilgileri, vakfın diğer aydınlatma kanallarında ilan edilir.

 

(6)       Vakıf ile ilgili önemli gelişmeler vakıf başkanı ve vakıf genel sekreteri tarafından kamuoyu bilgisine sunulur.

 

(7)       Derneğe yapılan yazılı başvurular öncelikle evrak kabul bölümünde numaralandırılarak teslim alınır; ilgili birim yöneticisiyle paylaşılır ve yazılı olarak evrak numarası belirtilerek yanıt verilir.

 

(8)       İlan edilen elektronik posta adresi üzerinden yöneltilen soru veya bilgiler yetkili birimi tarafından gerekli birimlerle paylaşılır ve yazılı olarak kişilere yanıt verilir.

 

(9)       Vakıf, üyeleri ile ilgili bilgileri üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmaz.

 

(10)     Adli makamlarca vakıf üyeleri ile ilgili resmi olarak talep edilen bilgiler, kanunlar çerçevesinde bildirilir.

 

(11)     Genel kurul toplantıları dileyen üyelerin rahatça söz alabildikleri, izleyicilerin de kabul edildiği açık ve katılımcı bir ortamda yapılır.

 

(12)     Yeni personel alımları ilgili politika metni uyarınca duyurulur.

 

 

 

Kamuyu aydınlatmanın temel esasları

 

Madde 7 – (1) Kamuya açıklanacak bilgiler, açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olacak şekilde, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, yorumlanabilir ve düşük maliyetle kolay erişilebilir biçimde vakfın internet sitesinde kamunun kullanımına sunulur.

 

(2)       Geleceğe yönelik bilgilerin kamuya açıklanması durumunda, varsayımlar ve varsayımların dayandığı veriler de açıklanır. Bilgiler, dayanağı olmayan, abartılı öngörüler içeremez, yanıltıcı olamaz. Ayrıca varsayımlar derneğin finansal durumu ve faaliyet sonuçları ile uyumlu olmalıdır.

 

(3)       Kamuya açıklanan geleceğe yönelik bilgilerde yer alan tahminlerin ve dayanakların gerçekleşmemesi veya gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde güncellenen bilgiler derhal gerekçeleri ile birlikte kamuya açıklanır.

 

Basın kanallarının kullanımı

Madde 7 – Vakıf iletişim çalışmaları genel sekreterin yönlendirmesiyle yönetim kurulu tarafından tespit edilir. Duyurulması gerekli görülen gelişmelerle ilgili yazılı ve görsel medyaya kontrollü haber akışı sağlanarak, kamuoyu detaylı biçimde bilgilendirilir. Yaşanan gelişmelerin içeriğine bağlı olarak bu bilgilendirme basın toplantısı yoluyla da yapılabilir. Basın tarafından yaşanan çeşitli gelişmeler ve genel akışla ilgili olarak gelen sorular ya da bilgi talepleri ise yazılı olarak değerlendirmeye alınır ve mutlaka olumlu ya da olumsuz yanıt verilir.

 

Yayımlanan haberlerde izlenecek süreç

Madde 8 – (1) Vakıf yurt içinde anlaştığı medya takip ajansı aracılığıyla ulusal ve yerel yayın yapan önemli basın organlarında vakıf ile ilgili olarak çıkan haberlerin takibini yapabilir. Bu kapsamda yayınlanan haberler genel sekreterliğin görevlendireceği birim ya da kişi tarafından, yönetim kurulu üyeleriyle paylaşılır.

 

 

(2)       Vakıf, ilke olarak söylentiler ve spekülasyonlar konusunda herhangi bir görüş bildirmez. Ne var ki kurumsal itibarın zarar görme ihtimali doğrultusunda veya yönetim tarafından bir yanıt verilmesinin gerekli ve daha uygun olduğuna karar verilmesi alinde asılsız haberler için açıklama yapılır.

 

(3)       Vakıf çıkarlarının korunması amacıyla açıklanması ertelenen bir bilgi konusunda, bilginin gizliliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirlerin alınmasına rağmen haberin basında yayımlanması halinde ilke olarak sessiz kalınır. Ne var ki vakıf üyelerinin çıkarlarının korunması gerekiyorsa, söz konusu haberler için açıklama yapılabilir. Açıklamada, erteleme süresince süreç hakkında bilgi verilemeyeceği, gelişmeler netleşince kamuya açıklama yapılacağı ifade edilir.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

 

 

Yönetmelikte öngörülmemiş durumlar

 

Madde 9 – Bu yönetmelikte öngörülmemiş bir durumla karşılaşılması halinde mevzuat uyarınca ve genel kurulca verilecek karar doğrultusunda hareket edilir.

 

Yönetmeliğin kabulü ve değişiklikler

Madde 10 – İşbu yönetmelik, vakıf mütevelli heyeti tarafından yürürlüğe konulur ve kütükte yayımlanır. Yönetmelikte yapılacak değişiklikler de aynı usule tabidir.